Ihr Jahr mit der Schulbuchausleihe

Damit Sie eine genaue Vorstellung davon bekommen, wie sich der Verwaltungs- und Ausleihprozess mit Hilfe der Schulbuchausleihe gestaltet, erhalten Sie hier einen Einblick in das Schuljahr mit der Schulbuchausleihe.

Zu Beginn des zweiten Halbjahres

Schritt 1 – Bücherlisten erstellen

Das zweite Halbjahr hat begonnen und somit nähert sich die Organisation der Ausleihe und Rückgabe von Schulbüchern. Damit ein reibungsloser Ablauf garantiert ist, ist es wichtig, dass möglichst früh feststeht, welche Schulbücher im kommenden Schuljahr benötigt werden.
Evaluieren Sie rechtzeitig mit den Fachleitern Ihrer Schule, ob im kommenden Schuljahr neue Bücher eingeführt werden sollen. Idealerweise liegt Ihnen ein entsprechender Beschluss des Schulvorstandes bis zu den Osterferien vor.

Etwa sechs Wochen vor dem Ende des Schuljahres sollten Sie die finalen Bücherlisten für das kommende Schuljahr fertigstellen – die Schulbuchausleihe hilft Ihnen dabei.

! Beachten Sie bitte, dass die Bücherlisten einiger Jahrgänge eventuell schon früher fertig sein müssen. So muss die Bücherliste für den fünften Jahrgang häufig zur Anmeldung der neuen Schüler erstellt sein.

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Vor den Sommerferien

Schritt 2 – Anmeldung

Die Schüler melden sich über ihren persönlichen IServ-Account gemeinsam mit einem Erziehungsberechtigten für die entgeltliche Ausleihe an. Alle Schüler – auch die, die nicht an der Ausleihe teilnehmen – können die von Ihnen erstellten Bücherlisten einsehen und sich somit darüber informieren, welche Bücher sie für das kommende Jahr benötigen.

Während der Anmeldung werden die Daten des Erziehungsberechtigten erfasst und es kann ein Antrag auf Ermäßigung oder Befreiung gestellt werden. Im Anschluss an die erfolgreiche Anmeldung überweisen die Erziehungsberechtigten den fälligen Ausleihebetrag.
Die zusammengestellten Buch-Pakete und der Bezahlstatus aller Schüler sind im Modul hinterlegt; die Schüler können so jederzeit ihren persönlichen Status über ihren IServ-Zugang einsehen.

Eine Empfehlung für Sie: Führen Sie die Anmeldung ungefähr von der fünften bis zur dritten Woche vor den Sommerferien durch, damit Sie genügend Zeit haben, den Geldeingang zu prüfen und die Schüler gegebenenfalls an die Zahlung zu erinnern. Dadurch können Sie bis zum Anfang der Sommerferien alle Anmeldungen abschließen.

Als Schule können Sie selbst wählen, ob Sie eine Paketausleihe anbieten (der Schüler muss entweder alle Bücher ausleihen oder selbst kaufen) oder eine Einzelausleihe (die Schüler können einzelne Bücher ausleihen oder kaufen). Beide Optionen werden von der Schulbuchausleihe unterstützt.

Anmeldung

Während der Sommerferien

Schritt 3 – Nachbestellung und Inventarisierung

Überprüfen Sie während der Sommerferien in aller Ruhe, ob der aktuelle Bestand an Schulbüchern den Bedarf für das kommende Schuljahr deckt. Die Schulbuchausleihe erstellt Ihnen automatisch eine Übersicht – sowohl über den gesamten Buchbestand, als auch über die Anmeldungen. Falls noch Bücher fehlen, so bestellen Sie diese in entsprechender Menge bei Ihrer Buchhandlung nach.

Inventarisieren Sie die Bücher in den letzten Tagen der Sommerferien, sodass Sie am Anfang des neuen Schuljahres direkt mit der Ausgabe der Bücher beginnen können.
Für die Buchausgabe sortieren Sie die Bücher vor und legen sie so bereit, dass die Schüler diese nur noch abholen müssen. Damit ist Ihnen ein schneller und reibungsloser Start ins neue Schuljahr gesichert!

! Beachten Sie bitte, dass die Inventarisierung der Bücher bei der ersten Ausleihe, die durch die Schulbuchausleihe unterstützt wird, bereits vor den Sommerferien stattfinden muss, damit alle Bücher rechtzeitig katalogisiert werden. Näheres finden Sie dazu unter dem Punkt Praktische Tipps.

SBL - Inventar

Am Anfang des neuen Schuljahres

Schritt 4 – Bücherausgabe

Das neue Schuljahr fängt an und die Schüler erscheinen bei der Ausleihstelle der Schule, um ihre vorbestellten Bücher zu erhalten. Die für die Ausgabe zuständigen Personen müssen lediglich den Namen des jeweiligen Schülers im Modul eingeben oder – wenn vorhanden – den Erkennungscode auf dem Ausweis des Schülers einscannen. Durch die Auflistung der Bücher ist einsehbar, für welches Buch der Schüler sich angemeldet hat.

Jedes Schulbuch ist durch ein eigenes Bücher-Etikett identifizierbar. Dadurch ist immer nachvollziehbar, welcher Schüler wann welches Buch ausgehändigt bekommen hat. Die Rückgabe eines fremden Buches ist nicht mehr möglich. Auf dieser Grundlage können entsprechende Ersatzansprüche gestellt werden.

SBL - Ausgabe

Am Ende des Schuljahres

Schritt 5 – Buchrückgabe

Das Schuljahr ist schnell verflogen – die Schüler müssen ihre Bücher zurückgeben.
Für den Fall, dass nicht alle Bücher zurückgegeben werden, kann automatisch ein individuelles Erinnerungsschreiben mit einer Liste der fehlenden Büchern verschickt werden. Gibt ein Schüler dennoch seine Bücher nicht fristgerecht zum Ende des Schuljahres zurück, können individuelle Ersatzansprüche geltend gemacht und in Form von Mahnschreiben verschickt werden.

Die Höhe der Ersatzansprüche errechnet das Modul automatisch aus dem Restwert der jeweilgen fehlenden Bücher.

Zum Beispiel:

➡ Ein erstmals ausgeliehenes Buch = 2/3 des aktuellen Buchpreises
➡ Ein bereits häufiger ausgeliehenes Buch = 1/3 des aktuellen Buchpreises

Der betroffene Schüler kann auf seiner eigenen Übersichtsseite des IServ-Accounts die an ihn gestellten Ersatzansprüche einsehen.
Sie selbst haben dank der Schulbuchausleihe jederzeit eine Übersicht über die noch nicht beglichenen Ersatzansprüche und können Schüler für die Ausleihe in den kommenden Jahren sperren, sollten die Bücher nicht ersetzt werden.

SBL - Rücknahme

SBL - Ersatzansprüche